コピー機は毎年色々な機種が開発、販売されていて、機能の変化や新しい機能の追加など様々な性能が向上している状況です。

リース契約でもその機能に関する情報が適宜公開されていて、その機能を売りにしている業者も存在します。また、いったんコピー機のリース契約を取り交わした場合でも、業者側からの要請で機種変更を行うこともあります。この場合は業者都合によるものですから、追加の費用負担は通常は発生しません。従来の機種で使用していた部品が使えなくなった等の理由により、新しい互換性が高めの機種を導入したりします。

事前にクライアントに対してその関係する情報が提示され、費用負担などの関係も含めた話しが行われてから機種の入れ替えを行うのが通例です。この作業時には、借りている側ではほとんど負担がなく作業が進められますが、立ち会いなどを求められる程度の負担はあるため、事前の話し合いでよく確認をすることが必要です。

コピー機のリース契約が終了するタイミングで、この機種の入れ替えを行いたいとすることもあります。同じ業者との間で契約を継続しての更新が前提ですが、この場合では契約更新時に何らかの負担発生による負担増加を求められることがあり、注意を要します。契約更新で説明がないまま費用負担を求められる場合には、改めて説明を求めることで疑問を残さないことが肝要です。別の業者との見積もり合わせなどにより、よりよい契約先を選ぶことも重要になります。

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