数日程度のイベントや3週間程度の工事によるオフィス移転時には、コピー機のレンタルサービスを利用するのが最もお得な方法です。

しかし長期間オフィス内で事務機器を利用するときには、レンタルよりもリースを活用したほうが割安になります。また機種や地域によって料金相場が異なるので、リースサービスを利用するときには様々な会社に見積もりを依頼するべきです。

そしてリース契約を結ぶ場合には、個別の企業の利用実態に合わせて最適なプランを選ぶことが重要です。サービスを提供する会社が費用を見積もってくれるので、どのような業種の企業でも手ごろなコピー機の利用プランの中から選べます。特に小規模なオフィスでコピー機を使う場合には、様々な機能が付いた複合機を選ぶのが理想的です。コピーに加えてファクスなども使える機種を選ぶと、料金に加えて設置するスペースも節約することができます。

また1台で様々な機能が使えるので、結果として作業能率が向上するメリットもあります。しかし規模の大きな企業では会議用の資料を作成することも多く、コピーの利用枚数が非常に多いのが特徴的です。複合機を選ぶよりもコピーに特化した高速機を活用したほうが、ビジネスで活用する資料をスピーディーに作ることができます。

リフレッシュした中古機を活用した格安なプランもありますが、最新鋭の機種を導入するのが理想的です。また交渉してカウンター料金を下げてもらうと、ヘビーユーザーもコストを大幅に減らせます。

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